Как вести учет товаров в магазине: фишки успешного внедрения
Оценить прибыльность магазина, правильно рассчитать наценку, вовремя обнаружить воровство или недостачу, можно располагая достоверной информацией в нужном объеме. Получить информацию помогает Paloma365 в нашей системе учет товарных движений и контроль денежных средств доступен всего за 5.400 тенге в месяц.
1. Зачем важно настроить правильный учет товаров в магазине
Цели ведения учета товаров:
Задачи, которые решаются через внедрение системы учета товаров:
Решение указанных задач обеспечивается соблюдением основных принципов товарного учета, выбором подходящей методики учета и правильным созданием рабочих схем.
2. С чего начать внедрение системы учета товаров
3. Методы учета товаров в магазине
Существуют два основных метода учета товаров в магазине: суммовой и количественно-суммовой. В суммовом методе все движения товаров отображаются в финансовых терминах (с использованием цен продажи), без подробного учета количества товаров в бухгалтерских записях. При этом склад поддерживает информацию о количестве товаров. Документацию можно вести вручную, без использования специальных программ.
Преимущества этого метода заключаются в его простоте для подведения финансовых балансов и первичной документации. Однако у него есть и недостатки: сложно выявить своевременно недостачу или излишек товаров, провести анализ продаж различных товарных групп, и требуется ежемесячная инвентаризация для подсчета налоговых обязательств при использовании упрощенной системы налогообложения (УСН).
Шаги для ведения учета суммовым методом:
1. При поступлении товара на склад, каждая позиция товара записывается в журнал складских операций с указанием количества. В то же время сотрудник, ответственный за прием товара, фиксирует стоимость поступления по цене продажи. Например, если поступило 6 бутылок по 5 тенге, продающихся с наценкой в 15%, в журнале фиксируется 6 бутылок, и сумма составляет 34,5 тенге.
2. Перемещение товаров со склада в торговый зал отражается в складском журнале и учетной ведомости торгового зала с указанием количества товаров. Например, если торговый зал запросил 10 банок консервированной кукурузы, склад отгружает их и снимает с учета, а зал учитывает их как поступление. Это также означает, что продавцы несут ответственность за товары после их передачи, и в случае утери они обязаны компенсировать убытки.
3. Продажи фиксируются в журнале продаж в количественном выражении, а также по чеку в денежном выражении.
4. Остатки товаров подсчитываются на основе первичных документов о поступлениях: сумма поступлений по ценам продажи минус выручка за определенный период плюс предыдущий остаток, что дает текущий остаток. При ежемесячной инвентаризации, начальный остаток на конец предыдущего месяца становится отправной точкой для следующего месяца.
Существует также вариант суммового учета на основе входных цен, в этом случае записывается отдельно сумма поступления, объем выручки и сумма наценки. Также ведется реестр розничных цен с указанием размеров наценки для каждой позиции.
Количественно-суммовой метод предполагает одновременное ведение учета как в физических единицах (количество товаров), так и в денежных значениях. В этом случае каждое движение товаров подтверждается соответствующими документами, включая цену покупки, количество, стоимость продажи и наценку. При передаче товаров со склада в торговый зал создаются внутренние документы, фиксирующие дату, количество и стоимость на основе входной цены. Реализация товаров регистрируется по цене продажи и указывает количество товаров.
Пример: 10 сентября поступило 40 банок краски по 100 тенге. 25 сентября они были переданы в торговый зал, и продажа началась с 1 ноября. Все этапы, включая дату поступления, количество, стоимость по входной цене, дату перемещения, стоимость продажи, количество и наценку, фиксируются в соответствующих документах.
Этот метод не может быть эффективно управлять вручную, и для его реализации требуется использование специализированных программ. Дополнительные оптимизации включают в себя адресное хранение, использование внутренней маркировки и штрих-кодов.
4. Схемы учета товаров
Выбор метода учета товаров зависит от нескольких факторов, таких как система налогообложения, метод учета, предпочтения руководителя и бухгалтера магазина. Обычная схема включает в себя следующие основные этапы:
Каждый из этих этапов сопровождается соответствующей документацией и записями в учетной программе."
5. Списание товаров, утраченных или испорченных
Один из важных аспектов товарного учета, который требует особого внимания со стороны владельца магазина, - это процедура списания товаров, которые испортились или были потеряны. Недобросовестные сотрудники могут использовать этот процесс для собственной выгоды, включая в список списываемых товаров и пригодные для продажи товары, совершая тем самым кражи. Масштаб хищений зависит от амбиций тех, кто в них участвует.
Процедура списания товаров выполняется после проведения инвентаризации и документируется с использованием двух стандартных форм: З-6 "Акт о списании товаров". Форма З-6 применяется для товаров с истекшим сроком годности или в упаковке, где не указан срок годности. Для проведения списания формируется комиссия, в состав которой обычно входят: ответственное лицо за материальные ресурсы, начальник подразделения, представитель бухгалтерии. Возможны различные варианты состава комиссии, включая владельца или директора магазина, товароведа или начальника склада, а также продавцов.
Для каждого акта списания создаются три экземпляра: один для бухгалтерии, один для подразделения, в котором произошло списание, и один экземпляр предоставляется лицу, ответственному за порчу товара или материальные ресурсы. Акт о списании подписывается руководителем организации.
Необходимо отметить, что в обеих формах акта необходимо детально указать причину списания и ответственного за порчу товаров. Расходы, связанные с проведением экспертизы списываемых товаров, и их себестоимость, в соответствии с налоговым законодательством, учитываются как основные расходы для данной торговой точки.
6. Учет товаров в магазинах, работающих по упрощенной системе налогообложения
При использовании упрощенной системы налогообложения с налоговой ставкой 3% на доходы, важно понимать, что основой для налогообложения являются доходы, полученные от покупателей и фиксируемые с использованием кассовых аппаратов и фискальных терминалов. Давайте подробнее рассмотрим схему "доходы-расходы".
Важно помнить, что любые расходы магазина, которые учитываются в налоговом периоде, должны быть подтверждены соответствующей документацией и полностью оплачены. Одной из сложностей правильного уплаты налогов является необходимость тщательного учета каждой товарной позиции, особенно при частичной реализации товаров в разные налоговые периоды. Расходы на закупку товаров учитываются не в целом, а на основании количества товаров, фактически реализованных в течение отчетного периода.
Например, если вы закупили 40 единиц товара в первом полугодии и продали 23 единицы, то в расходы учитывается только стоимость 23 единиц товара в том периоде, когда они были реализованы. Оставшиеся расходы будут учтены в будущих налоговых периодах, по мере продажи товаров. Внимание к деталям и усилия, вложенные в точный учет товаров, могут себя оправдать через снижение налоговых обязательств.